Техническое задание: Автоматизированный реестр приказов в Excel

Требуется разработать интеллектуальный Excel-файл (реестр), который автоматически обновляет свою базу данных при добавлении новых документов в папку.

Основная цель

Автоматизация учета документов. Исключение ручного ввода данных путем их автоматического извлечения из имен файлов PDF.

Функциональные требования

1. Работа с файловой системой

• Все PDF-документы (приказы) хранятся в одной выделенной папке.
• Excel-файл может находиться в любом удобном месте, предпочтительно рядом с папкой документов.
• Система должна отслеживать появление новых PDF-файлов в целевой папке.

2. Парсинг и обработка данных

• Имена PDF-файлов соответствуют шаблону, например: "Приказ 1356 от 23.05.2025 о порядке производства работ...".
• Из имени файла необходимо автоматически извлекать следующие данные:
  • Номер приказа (цифры после слова "Приказ").
  • Дата приказа (строка в формате ДД.ММ.ГГГГ после слова "от").
  • Тема/краткое содержание приказа (текст после даты).

3. Формирование реестра в Excel

• При обнаружении нового PDF-файла в папке, в Excel-таблицу должна автоматически добавляться новая строка.
• В соответствующие колонки строки заносятся извлеченные данные: номер, дата, содержание.
• Дополнительно может быть реализована колонка со ссылкой на файл PDF.
• Процесс добавления должен быть автоматическим (например, при открытии файла или по нажатию кнопки обновления).

Требования к реализации

• Решение должно быть реализовано с использованием макросов VBA, встроенных в Excel-файл.
• Код должен быть чистым, с комментариями и обработкой возможных ошибок (некорректные имена файлов, отсутствие папки).
• Интерфейс пользователя (лист Excel) должен быть интуитивно понятным.